Page 22 - Instruksi Kerja Pengolahan

INSTRUKSI KERJA

KEARSIPAN DAN ADMINISTRASI PERPUSTAKAAN

UPT PERPUSTAKAAN INSTITUT TEKNOLOGI NASIONAL
Jl. PKH.Mustopha No.23 Bandung 40124
Tlp, +62 22 7272215, Fax. +62 22 7202892
e-Mail: library@itenas.ac.id, Website: http://lib.itenas.ac.id
Kode: ITENAS.PERP/I_PK/10 Halaman: 2 halaman
Tujuan Sebagai acuan dalam proses kearsipan dan administrasi perpustakaan di
UPT Perpustakaan Institut Teknologi Nasional.
Kebijakan Instruksi Kerja ini dibuat sebagai acuan dalam pelaksanaan kearsipan dan
administrasi perpustakaan.
Pelaksana Bagian Pengelolaan Koleksi
Prosedur 1. Surat Keluar
a) Kepala UPT Perpustakaan memberikan arahan/petunjuk untuk
membuat konsep surat:
 Perihal Surat

 Subjek yang dituju
 Dan isi surat
b) Memberikan nomor surat dengan melihat buku ekspedisi
c) Pembuatan dan pengetikan konsep surat
d) Kepala UPT Perpustakaan mengoreksi konsep surat

e) Apabila disetujui maka surat ditandatangani.
f) Memperbaiki surat apabila ada koreksi, kemudian diserahkan
kembali ke Kepala UPT Perpustakaan untuk ditandatangani.
g) Membuat arsip surat:
 scan
 Print
 Stempel
 Simpan di tempat arsip surat keluar

h) Mencatat nomor dan alamat surat di buku ekspedisi untuk surat
yang akan dikirimkan.
i) Mengirimkan surat sesuai alamat sesuai tujuan